마루속기사무소

1 회의록이란?

각종 회의 시 속기사가 직접 현장에 참석하여 대화내용과 상황을 문서로 기록하거나 회의 내용이 담긴 녹음물을 사후에 전달 받아 기록하는 것을 말합니다.
기업이나 단체에서 회의를 하면 어떠한 안건을 주제로 참석자들이 서로의 생각이나 의견 교환을 통해 결론을 도출하게 되는데,
그때 이루어지는 모든 내용을 작성하여 보관하는 문서입니다.
회의마다 회의록은 반드시 작성하여야 하며, 회의에서 결정된 사항을 증명할 수 있는 문서이기도 합니다.

사법상 주식회사의 주주총회와 이사회 또는 유한회사의 사원총회 등의 회의는
반드시 회의록을 작성하도록 규정하고 있습니다. (상법 373조ㆍ391 조의 3ㆍ578조)

2 회의록의 쓰임

회사 내 정보 교환과 문제해결을 위한 자료가 되기도 하며, 추후 사건이 발생할 경우, 중요한 증거자료로 쓰일 수 있습니다.
또한 소속원들과 투자자들에게 신뢰를 줄 수 있으며, 책임소재를 분명히 할 수 있습니다.
공식적인 회의는 회의록으로 정리하여 회의에 참가하지 않은 사람들과의 공유가 필요한 내용을
정리하여 열람할 수 있도록 해야 합니다.

3 회의록 사용처

• 위원회
• 이사회
• 주주총회
• 세미나
• 강연회
• 강의 및 강좌
• 심포지엄
• 포럼
• 재건축/재개발 총회
• 대의원회
• 인터뷰
• 토론회
• 외 모든 회의

4 관련법규

상법 373조, 391조의3, 578조
· 사법상 주식회사의 주주총회와 이사회 또는 유한회사의 사원총회 등의 회의는 반드시 의사록을 작성하도록 규정하고 있다.
· 주주총회: 총회의 의사에 있어서는 의사록을 만들 필요가 있으며 이사는 본점 및 지점에 비치할 의무가 있다.

상법 391조의 3
· 이사회: 이사회의 의사에 관하여는 의사록을 작성하여야 하며, 이 의사록에는 의사의 경과 요령과 그 결과를 기재하고,
의장과 출석이사 및 감사가 기명 날인하여야 한다.

각종 회의 때에 반드시 속기사를 불러 속기록을 작성하여야 하는가?

도시정비법 제81조제2항에 의하면 "총회 또는 중요한 회의(조합원 또는 토지등 소유자의 비용부담을 수반하거나 권리와 의무의 변동을 발생시키는 경우로써 대통령령으로 정하는 회의를 말한다)"는 속기록ㆍ녹음 또는 영상자료를 만들어야 한다.